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201905-21 SECRÉTAIRE DE RELÈVE

Sainte-Marguerite-du-Lac-Masson

La Ville de Sainte-Marguerite-du-Lac Masson est à la recherche d’une secrétaire de relève afin de combler les besoins en secrétariat au sein de différents services municipaux. Relevant de la direction générale ou du directeur du service pour lequel il est affecté, le titulaire exécute diverses tâches administratives. Il peut travailler dans l’ensemble des services, à savoir l’administration générale, la trésorerie, l’urbanisme, la sécurité incendie et civile, les loisirs et communications ainsi que les travaux publics.

DESCRIPTION DE TÂCHES

  • Recevoir les appels téléphoniques, donner des renseignements d’ordre général ou relatifs aux services, prendre et acheminer les messages à qui de droit;
  • Assurer un soutien administratif et clérical à la direction générale et à la mairie (rédaction, suivis de courriels, prises et suivis de messages téléphoniques et de rendez-vous, etc.);
  • Recevoir les citoyens, contribuables et professionnels, prendre les renseignements, procéder à l’ouverture des dossiers et les acheminer à qui de droit ; au besoin, fixer un rendez-vous, fournir des informations de base;
  • Rechercher, recevoir et colliger l’information nécessaire pour la rédaction de certains articles, de textes, d’allocutions, de procès-verbaux, etc.;
  • Résumer des articles, des textes, etc.;
  • Effectuer des calculs, compléter et soumettre des formulaires, préparer des rapports statistiques;
  • Ouvrir et distribuer le courrier;
  • Rédiger la correspondance et préparer différents rapports, procès-verbaux, tableaux ou autres documents relatifs au service et soumettre ces documents pour signature;
  • Classer, tenir à jour et assurer le suivi des différents dossiers et fichiers sous sa responsabilité;
  • Préparer et numériser certains documents pour les réunions plénières et les séances du conseil ou autres réunions du service, assembler les fichiers pour les dossiers de conseil sans papier;
  • Tenir à jour le système de classement et assurer le suivi des différents dossiers et fichiers en fonction de la mise à jour du calendrier de conservation;
  • Remplir les mandats qui lui sont confiés pour remplacer ses collègues dont les tâches s’associent au secrétariat et à la comptabilité tels que, mais non limitativement :
    a. Secrétaire comptable
    b. Préposé à la taxation
    c. Secrétaire-réceptionniste en urbanisme et à la sécurité publique
    d. Réceptionniste et commis à la perception et au service des loisirs
    e. Secrétaire-réceptionniste service des travaux publics et préposé à l’écocentre
  • Effectuer toutes autres tâches connexes que peut lui confier son supérieur.

Note : Les tâches mentionnées reflètent les principaux éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les tâches inhérentes.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

  • DEC dans un domaine approprié ou l’équivalent;
  • Expérience minimale de six (6) mois dans le domaine municipal;
  • Maîtrise du français parlé et écrit;
  • Connaissance pratique de la Suite Microsoft Office;
  • Habileté à communiquer avec les gens et à s’intégrer à une équipe de travail;
  • Autonomie, discrétion, bon jugement, sens de l’organisation, connaissance du logiciel Gestionnaire municipal, des applications PG Solutions (Accès Cités –Finances) et de l’anglais parlé (atouts).

CONDITIONS DIVERSES

  • Traitement : Entre 19,06 $ et 23,83 $, selon l’échelle salariale en vigueur à la convention collective;
  • Possibilité de fonction supérieure de 2 jours / semaine pour le greffe et la direction générale : Entre 22,50 $ et 28,12 $, selon l’échelle salariale en vigueur à la convention collective;
  • Le salaire est sujet à être modifié, à la suite de l’exercice d’équité salariale, pour ne former qu’un seul taux horaire.
  • Heures de travail : 4 jours/semaine (soit un total de 28 heures dont le vendredi obligatoire);
  • Durée de l’emploi : Débutant à la mi-juin 2019.

Date limite pour la candidature

→ 09/06/2019

POUR POSTULER

Vous possédez les compétences requises et les tâches décrites plus haut correspondent à vos talents et champs d’intérêt? Veuillez transmettre votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation avant le 09/06/2019. Bien que toutes les candidatures seront analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre organisation.

*L’emploi du masculin a été utilisé dans le but d’alléger le texte.

Application à un emploi

  • Aucun espace, ni accent dans le nom du fichier.

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