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ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Fédération québécoise des municipalités

POSTE PERMANENT, TEMPS PLEIN

La Fédération québécoise des municipalités (FQM), dont le siège social est situé à Québec, est un organisme à but non lucratif. Elle a pour mission de défendre l’autonomie et les pouvoirs des municipalités de même que le développement des régions. La FQM compte près de 1 000 municipalités locales et municipalités régionales de comté membres et s’appuie sur une force de 7 000 élus.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité de la Direction générale, la personne titulaire de ce poste effectue diverses tâches administratives pour épauler plusieurs secteurs de l’organisation. Elle tient à jour des bases de données, elle rédige, corrige et met en page des documents, prépare et envoi des documents. Son travail a un impact sur le fonctionnement interne et la prestation des services aux membres.

La personne titulaire de ce poste détient un sens du service aux membres, un sens des priorités, d’initiative, de discrétion, et pouvoir travailler dans plusieurs dossiers simultanément.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Fournir une assistance à la direction des Politiques et à la direction générale dans la réalisation de leurs mandats, leurs projets, leurs suivis de dossiers et de rencontres.
  • Tenir à jour des bases de données (lettres, résolutions, etc.).
  • Corriger et assurer la mise en page de documents : rapports, mémoires, présentations PPT, etc.
  • Prendre les notes et rédiger les projets de procès-verbaux, au besoin.
  • Participer au traitement préliminaire des résolutions des membres par l’entrée d’informations dans la base de données : résumé du contenu de la résolution, accusé de réception, suivis auprès des professionnels concernés.
  • Procéder à des réservations de salles et l’organisation des déplacements.
  • Collaborer à l’organisation des événements ou activités de l’organisation.
  • Améliorer, adapter ou mettre à jour des modèles existants.
  • Participer aux envois massifs.
  • Donner ou recevoir des renseignements et en faire le suivi auprès des ressources pertinentes.
  • Apporter son aide à la gestion documentaire, papier et électronique, ainsi que l’archivage des dossiers.
  • Travailler en étroite synergie avec les adjointes administratives et collaborer avec les membres de l’équipe.
  • Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

EXIGENCES

  • Une excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
  • Détenir un diplôme en techniques de bureautique ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) dans le domaine du travail de bureau, ou un diplôme équivalent, et trois ans d’expérience pertinente reliée au poste.
  • Disponibilité pour travailler à l’occasion en dehors des heures normales de travail.

QUALITÉS ET COMPÉTENCES

  • Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques en travail de bureau (Windows, suite Microsoft, environnement Mac).
  • La personne titulaire de ce poste doit démontrer un sens du service aux membres, un sens des priorités, d’initiative, de discrétion et pouvoir travailler dans plusieurs dossiers simultanément.

Date limite pour la candidature

→ 18 avril 2019

POUR POSTULER

Vous possédez les compétences requises et les tâches décrites plus haut correspondent à vos talents et champs d’intérêt? Veuillez transmettre votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation avant le 18 avril 2019. Bien que toutes les candidatures seront analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre organisation.

*L’emploi du masculin a été utilisé dans le but d’alléger le texte.

Application à un emploi

  • Aucun espace, ni accent dans le nom du fichier.

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